Dalam menyusun dokumen HSE Plan referensi yang digunakan sebagai acuan adalah sebagai berikut:

1. Pemenuhan persyaratan perundangan K3 untuk menjamin bahwa pelayanan memenuhi persyaratan;
2. Sebagai kriteria persyaratan lolos prakualifikasi perusahaan main contractor;
3. Meningkatkan profit perusahaan;
4. Mencegah dan mengurangi angka kecelakaan dan penyakit akibat kerja; dan
5. Membangun images/citra positif perusahaan.

Tahap Kualifikasi (administrasi) : ada tahap administrasi ini perusahaan akan melihat bagaimana kontraktor yang akan menjadi rekanan melakukan penilain terhadap risiko dari pekerjaan yang akan dilakukan, dan pemenuhan administrasi lainnya. Tahap administrasi terdiri dari:

1. Risk Assessment untuk pekerjaan yang akan diserahkan kepada kontraktor; Untuk menentukan kontraktor yang akan menjadi rekanan sesuai dengan risiko yang ada atau tidak, menjadi dasar pertimbangan calon kontraktor memiliki pemahaman tentang keselamatan.

Pada tahap ini penilaian risiko mencakup:

1. Jenis pekerjaan;
2. Lokasi pekerjaan;
3. Potensi kecelakaan karena bahaya di tempat kerja;
4. Potensi kecelakaan karena aktivitas kontraktor;
5. Pekerjaan simultan oleh beberapa kontraktor;
6. Lamanya pekerjaan;
7. Pengalaman dan keahlian kontraktor.
8. Pra-kualifikasi; Untuk melihat pemenuhan calon kontraktor terhadap daftar isian yang diberikan perusahaan, tahap penilaian dengan system skor terhadap kuisioner yang diberikan.
9. Pemilihan Kontraktor. Menentukan calon kontraktor mana yang lebih layak untuk melakukan pekerjaan yang ada.

Dari hasil penilaian prakualifikasi perusahaan menentukan kontraktor yang sesuai dengan kriteria kualifikasi dengan hasil penilaian yang tinggi sebagai pemenang dalam tender pekerjaan/proyek.

Tahap Implementasi ; Pada tahap implementasi, kontraktor yang ditunjuk sebagai rekanan akan memulai pekerjaan di area perusahaan. Ada beberpa tahapan pada tahap implementasi CSMS, diantaranya:

1. Aktivitas awal pekerjaan; ada tahap ini kontraktor yang ditunjuk akan mempersiapkan segala macamkeperluan yang dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan, seperti mobilisasi peralatan, pengajuan ijin, pembanguanan sarana dan prasarana, perekrutan karyawan, dan banyak lagi yang lainnya.

Penjelasan ruang lingkup pekerjaan oleh Perusahaan kepada Kontraktor, yang meliputi:

1. Pre job activity meeting at office;
2. Pre job activity meeting at site;
3. Rencana Kerja (work plan);
4. Review Potential Hazards and Safety Aspect;
5. Emergency Response Plan and Procedure;
6. Orientasi Lapangan;
7. Finalization All Safety Requirement; dan
8. Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan Kerja bagi pekerja kontraktor.
9. Pada saat pekerjaan berlangsung Pada tahap pelaksanaan pekerjaan, perusahaan akan memantau kesesuaian penerapan sistem manajemen keselamatan pada kontraktor. Beberapa hal yang sering diguanakan adalah inspeksi dan observasi, statistik kecelakaan (safety performance), dan pelaporan kecelakaan. Perusahaan bersama pihak kontraktor melakukan kegiatan Safety Inspection, Safety Program yang mencakupSafety Meeting, Safety Promotion, Safety Communication, Emergency Drills and Exercise, dan Incident Investigation (bila terjadi kecelakaan).
10. Evaluasi dan Tinjau Ulang. Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi terhadap performa kontraktor secara keseluruhan, dan menjadi dasar penentuan perpanjangan kontrak. Selain itu juga tahap evaluasi dapat digunakan sebagai media untuk meningkatkan program CSMS yang ada di perusahaan.

Pada tahap ini dilakukan penilaian kinerja K3 Kontraktor selama pra- kualifikasi dan selama pekerjaan berlangsung. Hasil evaluasi ini disimpan dan didokumentasikan sebagai bahan pertimbangan apakah kontraktor tsb layak untuk mendapatkan pekerjaan berikutnya. Hasil evaluasi meliputi:

1. Kinerja Keselamatan Kerja;
2. Safe working hours;
3. Frequensi rate & Severity rate;
4. Masalah-masalah K3 dan Lingkungan;
5. Laporan Kecelakaan, kerusakan, kejadian, nyaris celaka dan anomaly; dan
6. Pelatihan yang diadakan.

Kuesioner Prakualifikasi K3L tersebut memiliki 8 elemen, adapun 8 elemen yang terdapat pada kuesioner tersebut, yaitu:

1. Kepemimpinan dan Komitmen;
2. Kebijakan dan Sasaran Strategis K3LL;
3. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standar dan Dokumentasi;
4. Manajemen Risiko;
5. Perencanaan dan Prosedur;
6. Implementasi dan Pemantauan Kinerja K3LL;
7. Audit dan Tinjauan Manajemen K3LL;
8. Manajemen K3L serta Pencapaian Lainnya.

Mengingat pembahasan terkait 8 elemen tersebut cukup panjang, oleh karena itu kami merangkum penjelasan singkat setiap elemen berikut ini;

1. Kepemimpinan dan Komitmen

Pada elemen ini sangat menitikberatkan keterlibatan top manajemen terhadap isu maupun program Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) seperti HSE Committee meeting, kunjungan manajemen ke lapangan atau biasa disebut management visit. Kemudian adanya komitmen terhadap K3L secara tertulis diantaranya melalui HSE Alert, memo K3L, maupun program-program spesifik K3L lainnya.

2. Kebijakan dan Sasaran Strategis

Terdapat kebijakan yang mencakup K3L beserta implementasinya. Selain itu juga calon mitra kerja menetapkan Objektif, Target dan Program (OTP) K3L. Selain itu calon mitra kerja juga dilakukan penilaian terhadap proses sosialisasi dan tinjauan kebijakan K3L yang ditetapkan.

3. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standar dan Dokumentasi

Pada KEP-0074/SKKO0000/2016/SO elemen ini memiliki beberapa poin utama diantaranya struktur organisasi terkait pengelolaan K3L, pelatihan K3L untuk level manager, supervisor serta pemegang jabatan penting K3L, pelatihan K3L pada seluruh pekerja dan pihak yang terkait, pemenuhan kompetensi K3L, pengelolaan K3L mitra kerja, dan peraturan standar K3L..

4. Manajemen Risiko

Menurut penulis elemen ini berfokus bagaimana calon mitra kerja melakukan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan pengendaliannya pada setiap proses kerja sesuai dengan lingkup bisnisnya. Adapun KEP-0074/SKKO0000/2016/SO mempersyaratkan bahaya-bahaya yang harus dimitigasi antara lain bahaya terhadap kesehatan kerja, bahaya terhadap keselamatan kerja, bahaya pada kegiatan logistik, bahaya terhadap lingkungan, bahaya terhadap keamanan, dan bahaya terhadap aspek sosial. Selanjutnya calon mitra kerja juga diwajibkan memiliki pengelolaan Alat Pelindung Diri (APD).

5. Perencanaan dan Prosedur

Elemen perencanaan dan prosedur ini mempersyaratkan calon mitra kerja untuk memiliki dan menerapkan prosedur-prosedur terkait K3L maupun operasional. Selain itu juga memiliki proses kehandalan infrastruktur dan peralatan di tempat kerja, penerapan manajemen perubahan atau MOC, dan perencanaan kesiapsiagaan keadaan darurat di tempat kerja.

6. Implementasi dan Pemantauan Kinerja K3L

Ada 5 poin pada elemen ini yaitu implementasi sistem K3L beserta pemantauannya, indikator kinerja K3L, pemantauan kinerja K3L, Investigasi serta tindak lanjutnya, dan catatan insiden calon mitra kerja. Dari ke 5 poin tersebut KKKS Migas melakukan penilaian terhadap bagaimana proses dokumentasi dan rekaman yang dikelola oleh calon mitra kerja. Berdasarkan pengalaman penulis, beberapa KKKS mempersyaratkan rekaman data statitik K3L 3-5 tahun sebelumnya untuk dikumpulkan.

7. Audit dan Tinjauan Manajemen

KKKS Migas melakukan penilaian terhadap perencanaan dan pelaksanaan audit internal maupun eksternal serta proses monitoring hasil temuan audit hingga tindak lanjut temuannya. Begitu juga dengan proses tinjauan manajemen.

8. Manajemen K3L serta Pencapaian Lainnya

Pada elemen ini sangat membantu untuk menambah poin pada penilaian tahap Pra Kualifikasi CSMS ini apabila calon mitra kerja memiliki sertifikasi eksternal standar internasional seperti ISO 9001, ISO 14001 dan standar lainnya, serta bukti keanggotaan asosiasi seperti KADIN, APINDO, IAKKI, dan lain-lain.

Bagi calon mitra kerja yang ingin mengikuti pekerjaan dengan kategori risiko tinggi (high risk) skor minimal kelulusan kualifikasi K3L sebesar 60%. Sementara untuk kategori risiko sedang (medium risk) minimal skor kelulusan kualifikasi K3L sebesar 54,3%. Namun calon mitra kerja dinyatakan lulus apabila nilai kualifikasi setiap 4 elemen/sub-elemen yang mandatory/wajib telah memenuhi batas minimal skoring yang ditetapkan.

Catatan :

SOA Cipta Jaya bertugas sebagai konsultan, yang mendampingi dan membantu membuat dokumen CSMS.

• PROSES IDEAL adalah 3 bulan
• Biaya tergantung High Risk / Medium Risk / Low Risk
• Clien punya tanggung jawab dan kewajiban dalam pemenuhan dokumen yang sifatnya mandatory contoh; Pembayaran BPJS, Asuransi Pihak ke3, Rekam Medik karyawan dll.